Więcej o autorze

Przechowywanie kart ewidencyjnych pracowników.

Nawiązanie stosunku pracy z pracownikiem łączy się z obowiązkiem prowadzenia akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Należy zaznaczyć, iż są to dwa odrębne obowiązki.

Akta osobowe prowadzone są oddzielnie dla każdego z zatrudnionych pracowników, natomiast dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmuje poszczególne dokumenty, których nie obejmują akta osobowe pracownika.

Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej wynika wprost z przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j. t. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.).

W art. 94, regulującym obowiązki pracodawcy, ustawodawca określił, że jednym z obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, które muszą być przechowywane w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Szczegółowy jednak zakres przechowywanej dokumentacji, na podstawie delegacji zawartej w art. 2981 KP, określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r. Nr 62, poz. 285 i 286).

Zgodnie z §8 powołanego rozporządzenia pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika: kartę ewidencji czasu pracy (w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedzielę i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy), imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. Szczegółową treść oraz formę takiej karty, a także komórkę organizacyjną odpowiedzialną za jej sporządzenie i przechowywanie ustala pracodawca.

Warto jednak wskazać, że z powyższego rozporządzenia wynika ogólny wymóg prowadzenia dokumentacji związanej z zatrudnianiem pracowników w formie pisemnej. Ustawodawca posługuje się bowiem określeniami „karta”, „lista”, „dokument”, „pisemne potwierdzenie”, co jednoznacznie wskazuje na formę pisemną. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie może dodatkowo prowadzić dokumentacji w formie elektronicznej, jednakże dla celów dowodowych musi istnieć zbiór (kartoteka) w formie pisemnej. Dokumentacja może być zatem prowadzona w formie elektronicznej, lecz powinna przybrać formę pisemną, ponieważ tylko taka forma gwarantuje pracownikowi oraz organom kontrolnym realizację prawa wglądu w dokument. Żaden z przepisów prawa nie określa, na jakim papierze (miękkim czy sztywnym) należy ewidencjonować czas pracy i płace – może to być zatem wydruk z arkusza kalkulacyjnego na zwykłym papierze. Pracodawca może ustalić własny wzór karty zależnie od swoich potrzeb pod warunkiem, że karta będzie zawierała wszystkie informacje określone w przepisach.

Kwestie związane z okresem przechowywania dokumentów związanych ze stosunkiem pracy uregulowane są w przepisach ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 ze zm.) oraz ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (j. t. Dz. U. z 2009 r. Nr 153, poz. 1227, ze zm.). Zgodnie z przepisem art. 51u ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia stosunku pracy u danego pracodawcy, a dokumentacja płacowa – także 50 lat, z tym że licząc od daty jej wytworzenia. Jednocześnie w świetle przepisu art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Na marginesie warto zauważyć, że kopie przekazanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych dokumentów ubezpieczeniowych należy przechowywać przez 5 lat od dnia ich przekazania (art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z FUS), a kopie deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów je korygujących przechowuje się przez 10 lat od dnia ich przekazania do ZUS (art. 47 ust. 3c ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 ze zm.).

Optymalne warunki przechowywania dokumentacji na nośniku papierowym określono w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. z 2005 r. Nr 32, poz. 284).

Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w porozumieniu z innymi ministerstwami prowadzi obecnie pracę nad zmianą obowiązków dla pracodawców w powyższym zakresie tak, aby umożliwić pracodawcom przechowywanie dokumentacji pracowniczej wyłącznie w formie elektronicznej.