Więcej o autorze

Praktyczne różnice między pismem przygotowawczym a załącznikiem do protokołu w postępowaniu cywilnym.

Polska procedura cywilna opiera się na zasadzie ustności posiedzeń, wedle której co do zasady wszelkie żądania, wnioski, twierdzenia oraz dowody na ich poparcie strony powinny zgłaszać ustnie (art. 210 k.p.c.).
Jednak w praktyce strony często dostrzegają potrzebę formułowania swoich stanowisk na piśmie. Poza pozwem, odpowiedzią na pozew, apelacją i zażaleniem można wskazać dwa zasadnicze sposoby przedstawienia swojego stanowiska w formie pisemnej. Są to pisma przygotowawcze i załączniki do protokołu.
W celu uporządkowania pojęć, należy podkreślić, że kodeks postępowania cywilnego często posługuje się pojęciem pisma procesowego. Cały rozdział 1 działu I tytułu VI kodeksu postępowania cywilnego jest właśnie poświęcony pismom procesowym. Nie jest przedmiotem niniejszego postępowania omawianie przepisów np. o wymogach stawianych pismu procesowemu. Należy jedynie wspomnieć, że pismo procesowe zawiera wnioski i oświadczenia stron kierowane do sądu, ale składane poza rozprawą. Jeżeli te same wnioski i oświadczenia mają być formułowane na rozprawie, to powinny być składane ustnie i zawarte w protokole z danego posiedzenia. Pismo przygotowawcze jest pismem procesowym, ale załącznik do protokołu już takiego charakteru nie ma.
Jak wskazuje art. 127 k.p.c. celem pisma przygotowawczego jest ukształtowanie przez strony ram podmiotowych i przedmiotowych danego postępowania jeszcze przed rozprawą. W największym skrócie można powiedzieć, że strona piśmie przygotowawczym przedstawia sądowi swoje stanowisko i odnosi się do stanowiska strony przeciwnej. Gdyby na pismo przygotowawcze spojrzeć jedynie przez pryzmat art. 127 k.p.c., można by odnieść wrażenie, że strony po rozpoczęciu rozprawy nie mają prawa wnieść żadnego pisma, które miałoby charakter pisma przygotowawczego. Wówczas należałoby przyjąć, że pismami przygotowawczymi są jedynie pozew, odpowiedź na pozew, apelacja i odpowiedź na apelację oraz ewentualnie dalsze pisma, o ile zostaną złożone przed rozpoczęciem rozprawy i w istocie spełniają cel, jakim jest przygotowanie do tej rozprawy. W art. 207 § 3 ustawodawca posługuje się pojęciem „dalszych pism przygotowawczych” czyli tych, które zostają złożone jeszcze przed rozpoczęciem rozprawy, ale już po złożeniu przez strony pozwu, odpowiedzi na pozew, apelacji czy też odpowiedzi na apelację. Niekiedy w praktyce takie pisma zawierają stanowiska będące odpowiedzią na pismo strony przeciwnej i stąd często nazywa się je „replikami”.
Jednak w praktyce bardzo często już po rozpoczęciu rozprawy istnieje konieczność zaprezentowania na piśmie swojego stanowiska. Niekiedy istnieje wręcz obowiązek zastosowania pisma procesowego jak np. w przypadku zmiany powództwa (art. 193 § 21 k.p.c.).
Poza tym ustawodawca wyraźnie wskazuje, że również w toku sprawy możliwe jest składanie pism przygotowawczych, przy czym wówczas to sąd musi wydać odrębne postanowienie zezwalające na złożenie takiego pisma (art. 207 § 3 k.p.c.). Takie postanowienie nie będzie konieczne jedynie wówczas, jeśli pismo będzie zawierało wyłącznie wniosek dowodowy. Dlatego też jeżeli pismo nie będzie zawierało żadnego wniosku dowodowego lub też będzie zawierać taki wniosek, ale oprócz niego również inne twierdzenia, wnioski czy też oświadczenia, to i tak, by takie pismo odniosło skutek, powinno być wydane odpowiednie postanowienie zezwalające na przyjęcie takiego pisma przygotowawczego. Bez wydania takiego postanowienia zezwalającego, Sąd obligatoryjnie zwraca pismo (art. 207 § 7 k.p.c.). W związku z powyższym wskazane jest, by strona na początku każdego pisma przygotowawczego składanego po rozpoczęciu rozprawy kierowała do sądu wniosek z prośbą o wydanie zezwolenia na złożenie tego pisma.
Taka praktyka pozwoli usunąć wszelkie wątpliwości co do tego, jak strona sama określa charakter składanego przez siebie pisma.
Należy wskazać, że do czasu rozpoczęcia rozprawy Sąd może zobowiązywać strony do składania odpowiedzi na pozew i dalszych pism przygotowawczych w określonym terminach i w odpowiednim porządku. Wówczas strona powinna wywiązać się z tego typu zobowiązań nałożonych przez Sąd pod rygorem zwrotu pism złożonych po terminie lub złożonych z innym naruszeniem sądowego wezwania.
Warto zwrócić uwagę na fakt, że nawet jeśli pismo procesowe będzie sprawiało wrażenie, jakby spełniało wymagania formalne, to i tak może się okazać, że nie zostanie przyjęte przez sąd. Otóż Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 12 maja 1971 r. (sygn. akt II PR 124/71, Biuletyn Informacyjny Sądu Najwyższego 1971/6 poz. 95) wskazał, że „Sąd nie jest zobowiązany ani nawet uprawniony do przyjmowania pism procesowych, które nie wnoszą nic do sprawy, a więc nie podają ani stanu sprawy ani też nie ustosunkowują się do twierdzeń strony przeciwnej, a są jedynie wyrazem wewnętrznej potrzeby piszącego.”
Nadto Sąd Najwyższy w wyroku z 13 grudnia 2012 r. (sygn. akt III CKS 300/2012; OSNC 2013/3 poz. 42) wskazał, że „podstawowym celem art. 207 § 3 k.p.c. – ulokowanego pośród przepisów normujących postępowanie rozpoznawcze przed sądem pierwszej instancji oraz, przy zastosowaniu art. 391 § 1 k.p.c., także postępowanie rozpoznawcze przed sądem apelacyjnym – jest nadanie właściwego znaczenia ustnej rozprawie i przez to wzmocnienie zasady ustności, często w dotychczasowej praktyce deprecjonowanej przez mnożenie zbędnych pism procesowych, niejednokrotnie o podobnej treści, przesyconych jałowymi wywodami niedotyczącymi istoty sprawy”. Dlatego też hołdując zasadzie ustności rozprawy, należy mieć na uwadze, że bardziej wskazana jest dbałość o precyzyjne formułowanie swojego stanowiska na rozprawie niż składanie w toku sprawy kolejnych pism procesowych, które do sprawy nie wnosiłyby niczego nowego.
Reasumując uznać należy, że prawidłowe złożenie pisma przygotowawczego obwarowane jest szczegółowymi rygorami. Musi ono m.in. wskazywać zwięźle stan sprawy i zawierać istotne w sprawie stanowisko strony. Poza tym jak wskazano wyżej, musi być złożone w odpowiednich terminach wskazanych przez Sąd oraz spełniać wskazane w art. 126 § 1 k.p.c. wymogi formalne oraz zawierać odpowiednią liczbę odpisów i odpisów załączników (art. 128 § 1 k.p.c.).
Większość powyższych wymogów, jakie musi spełniać pismo przygotowawcze w ogóle nie dotyczą załącznika do protokołu. Jak wskazuje art. 161 k.p.c. w toku posiedzenia wnioski, oświadczenia, uzupełnienia i sprostowania wniosków i oświadczeń można zamieścić w załączniku do protokołu. W zasadzie z tego przepisu nie wynika jednoznacznie, jaki jest termin na złożenie załącznika do protokołu. Wydaje się, że załącznik ten powinien być złożony bez zbędnej zwłoki po zakończeniu rozprawy tak, by z akt sprawy jasno wynikało, że jest on integralnie związany z protokołem rozprawy i stanowi niejako jego doprecyzowanie. Natomiast jeśli stronę zastępuje adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy lub Prokuratoria Generalna Skarbu Państwa, przewodniczący może zażądać złożenia takiego załącznika w wyznaczonym terminie.
Jeżeli strona w toku rozprawy złożyła jakiekolwiek oświadczenia, wnioski czy też żądania, to złożony przez tę stronę załącznik do protokołu nie może zawierać żadnych innych elementów, które nie zostały przez stronę na rozprawie podniesione. Jak wskazuje Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 13 listopada 2003 r. (sygn. akt I CK 229/2002) „załącznik do protokołu nie ma znaczenia samoistnego; jego rola jest pomocnicza w stosunku do obowiązującej zasady ustności rozprawy. Dlatego załącznik nie może zawierać treści samodzielnych, lecz musi ograniczać się do zreferowania lub streszczenia ustnych wywodów i wniosków, przedstawianych uprzednio na rozprawie.” Tym niemniej strona w załączniku do protokołu ma prawo rozwinąć i uzasadnić swoje stanowisko zaprezentowane na rozprawie.
Jak trafnie wskazuje Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 17 maja 2012 r. (sygn. akt I PK 179/2011) „pomimo pisemnej formy, załącznik do protokołu nie jest bowiem pismem procesowym, a więc nie musi spełniać wymagań określonych w art. 126 i 128 k.p.c. Nie jest więc konieczne składanie jego odpisów.” Tym niemniej załącznik protokołu powinien być podpisany przez stronę lub jej pełnomocnika, by nie było żadnych wątpliwości co do tego, kto jest jego autorem.
Reasumując uznać należy, że zasadnicze różnice między pismem przygotowawczym a załącznikiem do protokołu sprowadzają się do tego, że celem pisma przygotowawczego jest zaprezentowanie stanowiska strony poza rozprawą, a celem załącznika do protokołu jest ujęcie na piśmie stanowiska strony zajętego przez nią uprzednio w toku rozprawy. Różnice polegają również na tym, że złożenie załącznika do protokołu nie wiąże się z koniecznością zachowania wymogów formalnych pisma procesowego.
Tym niemniej w praktyce często może się okazać, że trudne jest jednoznaczne zakwalifikowanie danego stanowiska strony wyrażonego na piśmie. Dlatego też konieczne jest, by strona formułowała swoje oświadczenia w sposób precyzyjny i nie pozostawiający wątpliwości co do tego, jakiego rodzaju pismo zostało złożone, co pozwoli uniknąć negatywnych konsekwencji w postaci zwrotu takiego pisma.